山东开放大学公文处理办法

 鲁开大党办字〔2021〕1号

第一章  总则

第一条  为做好我校的公文管理工作，提高公文办理工作水平和公文质量，实现公文管理规范化、制度化、科学化，更好地为学校事业发展服务，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《山东省〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法（试行）》（鲁办发〔2012〕25号）、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及山东省有关公文办理的规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条  公文处理是指包括公文拟制、收发、使用、复制、保存和销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  公文处理应当坚持精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第四条  公文处理应当注重办公自动化建设，不断改进网上公文传输和办理的效率和质量，提高公文处理水平。

第五条  党委、校长办公室主管学校的公文处理工作，负责制定实施学校公文处理规章制度，承担学校公文的制发、收文处理及公文的保存、清退、归档等工作，负责公文处理中的督促检查、安全保密工作，对各部门的公文处理工作进行业务指导。

第六条  公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派、依法履职，具备专业知识。领导干部要以身作则，带头遵守公文处理规定。

第二章  公文种类

第七条  学校常用的公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销校内各部门、单位不适当的决定事项。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求有关部门、单位执行或周知事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。适用于学校答复各部门、单位请示事项。

（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  收文办理

第八条  公文收文办理包括公文的取送、签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和催办等程序。

（一）取送涉密公文实行专人专程，不准捎带办理其他事项, 并使用专用包、袋和交通工具。

（二）各部门、单位收到、领取上级主管部门的、需要领导阅知、批示办理的公文，须统一交由党委、校长办公室签收、登记、办理。公文办理人员收到公文时应逐件清点，以签字或盖章方式签收，并注明签收日期，紧急公文应注明签收的具体时间。签收公文中发现收到错投公文或收文份数不符等其他问题，应立即联系发文机关和投递单位处理，不得拆封。如果不慎开拆，应保守秘密，防止扩散。送校领导的亲收件，送本人亲自收拆，其他人不得代拆。

（三）办公室对收到的公文应逐项登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等。

（四）办公室对收到的公文填写收文处理专用签，送党委、校长办公室主任提出办理意见，并根据办理意见，将公文分送校领导批示或阅知。

校领导批示或阅知后，应退回办公室，由办公室负责通知有关部门办理。对需要由两个以上部门办理的，应当指明主办部门；紧急公文，应当明确办理时限。

（五）办公室根据有关规定或领导批示将公文分送至有关部门或个人。分送涉密公文时应提出保密要求，办结后应及时收回。做好公文的存档备份工作。

（六）公文传阅由专人负责，根据校领导批示或授权，按照传阅范围和一定的顺序进行。公文传阅应严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文不得在领导之间横传。

（七）承办部门收到交办的公文后，应当根据领导批示和文件要求及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。涉及其他部门的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。

公文办理结束后，各部门务必于10日内将办理结果报办公室，并向分管校领导报告。紧急重要公文办毕后务必于当日或次日上报办理情况。

（八）办公室对公文的承办情况进行督促检查，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并随时向主管领导汇报办理情况。

第九条  中央和省委等机关文件的阅读、传达范围按以下规定执行：

（一）发至地市师级的中央、省委文件，学校主要领导批示后，在党委成员中传阅（特殊规定的除外）。

（二）发至县团级的文件，由学校党委相关职能部门组织处级干部统一传达。需要向党员干部、群众传达的，由党委相关职能部门统一安排相关党总支或党支部负责传达。

（三）属于专业或特殊性文件，按文件标明的范围阅读或传达。

（四）离退休干部按退休前的职务级别或者退休后调整确定的职务待遇阅读相应级别的文件。

（五）除上级文件明文规定的，党外人士原则上与担任同级职务的党员干部阅读相同级别的文件。

第四章  发文办理

第十条  发文办理指制发公文的过程，主要包括拟稿、核稿、签发、编号、印制、用印、分发等程序。

第十一条  发文规则 

（一）发文应确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。

（二）从严控制发文数量，凡国家法律法规和党内法规已经作出明确规定的，现行文件规定仍然适用的，上级文件的政策规定已经非常明确具体且没有要求另行制定实施细则的，不再发文。贯彻落实上级机关文件精神的行文，要结合本部门实际提出具体贯彻落实意见，不得照抄照转。

（三）严格控制文件篇幅，倡导“短实新”文风，除事关长远和全局发展规划外，公文原则上不得超过3000字。综合报告控制在5000字以内，专项报告控制在3000字以内。

（四）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。公文形成后要第一时间报送，报送日期与成文日期间隔不超过2个工作日，紧急公文安排专人即时报送。

（五）编“党发”及党委部门编“字”的文件使用“中共山东开放大学委员会文件”套红文头，盖“中国共产党山东开放大学委员会”印章；编“政发”和学校“函”以及行政部门、单位编“字”的文件使用“山东开放大学文件”套红文头，盖“山东开放大学”印章；编“巡办字”的文件使用“中共山东开放大学委员会巡察工作领导小组文件”套红文头，盖“中国共产党山东开放大学委员会巡察工作领导小组”印章；编“纪发”、“纪综字”的文件使用“中共山东开放大学纪委文件”套红文头，盖“中国共产党山东开放大学纪律检查委员会”印章；编“监办发”的文件使用“山东省监委驻山东开放大学监察专员办公室文件”套红文头，盖“山东省监委驻山东开放大学监察专员办公室”印章；编“工会发”、“工会字”的文件使用“山东开放大学工会委员会文件”套红文头，盖“中国教育工会山东开放大学委员会”印章；编“妇发”、“妇字”的文件使用“山东开放大学妇女委员会文件”套红文头，盖“山东开放大学妇女委员会”印章；编“团发”、“团字”的文件使用“共青团山东开放大学委员会文件”套红文头，盖“中国共产主义青年团山东开放大学委员会”印章。编“鲁社教发”的文件使用“山东省社区教育指导服务中心文件”套红文头，盖“山东省社区教育指导服务中心”印章；编“电中专发”的文件使用“山东省广播电视中等专业学校文件”套红文头，盖“山东省广播电视中等专业学校”印章。党委会纪要使用“山东开放大学党委会会议纪要”套红文头，以鲁开大党纪要字编号。校长办公会纪要使用“山东开放大学校长办公会会议纪要”套红文头，以鲁开大校纪要字编号。

第十二条  发文拟稿 

（一）发文一般由承办部门拟稿。拟发文稿文种、格式应当使用得当，观点正确，文理通顺，结构严谨，层次分明，言简意赅，表述准确。

（二）拟发文稿应填写文件头，正文用A4纸打印，并与电子版一起上报党委、校长办公室文秘科，书面修改和签批公文要使用钢笔、签字笔和碳素、蓝黑墨水，不能使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。

第十三条  发文审核 

（一）各部门应严格按照发文规则发文，发文一律由党委、校长办公室负责审核。

（二）发文审核的内容是：报批程序是否符合规定；是否确需行文；文稿内容是否符合党的教育方针、政策及上级有关指示精神，是否完整、准确地体现了发文意图，并与现行有关公文精神相衔接；涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见；所提措施和办法是否切实可行；文字表述、标点符号及文种使用、公文格式是否符合规定等。

（三）各部门所拟文稿，部门负责人应当履行核稿职责，认真审核把关，提高核稿质量。凡内容涉及其他部门职能的，由承办部门征求有关部门的意见，会签后送党委、校长办公室按程序办理。

（四）对存在明显质量问题或不符合公文处理规定的文稿，由党委、校长办公室退回承办部门按规定重新办理。

（五）已经学校领导审定的文稿，原则上任何人不得改动，如发现明显错误，需报原审批领导复审后改正。

第十四条  发文签发

（一）发文须经学校领导审批签发。未经学校领导签发的文稿不具效力。涉及学校全局、政策性强、综合性的重要事项，党委文件经分管校领导审核后由党委书记签发，行政文件经分管校领导审核后由校长签发。向省委、省委教育工委及上级党组织呈报的重要请示、报告等，由党委书记签发；向省政府、省教育厅及省其他厅、局、委、办和国家开放大学呈报的重要请示、报告等，由校长签发。经党委会或校长办公会讨论通过的发文，由主要领导或主要领导委托的其他领导签发。一般事务性工作或单项工作安排的函件等，由分管校领导签发。

（二）领导同志签发公文，应明确签署意见，并写上姓名和时间。圈阅或者签名的，视为同意，并注明时间。

第十五条  文稿经学校领导签发后，由党委、校长办公室登记、编号、印制。印制前，由拟稿人认真校对并签名。正式文件印制后由承办部门送党委、校长办公室加盖印章发送。

第五章  电子公文办理

第十六条  学校发文除特殊情况通过纸质形式流转外，一律通过学校OA办公平台以电子公文的形式流转。

第十七条  电子公文的发文流程设定，文件的审核、编号、分发、存档等由党委、校长办公室负责，账户管理、故障排除等技术支持服务工作由信息技术中心负责。

第十八条  电子公文的发文规则以及发文拟稿、审核、签发、办理的要求与第四章发文办理的要求原则上一致。

第十九条  具有学校电子公文管理权限的教职工通过点击学校主页（www.sdtvu.com.cn）上的办公平台按钮，输入自己的用户名和密码即进入学校OA办公自动化系统界面进行公文处理。

第六章  公文管理

第二十条  公文由党委、校长办公室负责管理。公文一般只发给组织，不发给个人。党委、校长办公室指定专人负责管理公文，并建立管理制度，严格按有关规定管理。要处理好利用与保密的关系，在确保公文保密的前提下，充分发挥公文效用。

第二十一条  绝密级文件的印发、传达范围应按照发文机关的要求执行，如需变更，须报经发文机关批准。复制秘密、机密级载体，应经党委书记或校长批准，并不得改变其密级、保密期限和知悉范围。复制件应视同原件进行管理。

汇编秘密文件、资料，须报学校保密委员会审核，并由党委书记或校长批准。经批准汇编秘密文件、资料时，不得改变原件的密级、保密期限和知悉范围。确需改变的，需经原制发单位同意。汇编秘密文件、资料形成的汇编本，应当按其中最高密级和最长保密期限来标识和管理。

第二十二条  普发性公文应按照公文的印发范围，采取传阅、设立阅文室阅读、组织传达等形式组织有关人员阅读、传达。

借阅公文要严格履行批准、登记、签字手续，当面点交清楚，退回时要详细检查。

第二十三条  党委、校长办公室按规定定期对所保管的公文进行清退、归档和销毁。秘密公文在清退时已降密、解密的，按降密、解密后的公文处理。

第二十四条  销毁涉密公文，必须严格履行登记手续。未经清退核实的公文，一律不得擅自销毁。

第二十五条  机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理立卷后移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十六条  公文管理中出现涉密公文失控等问题，要立即报告学校保密办，由保密办向学校保密委员会领导汇报，并积极采取补救措施。对有关责任人，要按照有关规定严肃处理。

第二十七条  公文管理人员应经常检查公文的阅读和保管情况，及时解决存在的问题。

第七章  公文立卷归档

第二十八条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应归档的公文。

（一）收文和以党委、行政名义制发的公文，由党委、校长办公室负责归档。

（二）各部门要指定兼职档案员负责本部门工作范围内已办理完毕的公文的整理、立卷工作。

（三）立卷的内容包括上级机关的文件及办理结果，校内公文的定稿、正本（包括附件）以及上级对请示、报告的批复。立卷要保证资料齐全、完整，如实反映主要工作情况，便于保管、查找和利用。案卷中的文件排列，要按文件形成的时间顺序，逐件编上页码，填写卷内目录，并由立卷人在卷内备考表上签字。

（四）传真文件应当复印后，存留复印件。

（五）联合办理的公文，原件由主办部门立卷、归档，其他部门保存复印件。

（六）立好的案卷应在规定时间内向校档案室移交。个人和职能部门不得以任何理由截留应归档的文件。

第八章  公文保密

第二十九条  公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家秘密的安全。凡泄漏和出卖党和国家秘密文件的，依照有关法律、法规处理。

第三十条  涉密公文的密级按其泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。未注明“此件公开发布”的公文，按内部公文处理。

第三十一条  发文部门在拟制公文时，应严格划分密与非密的界限。部门负责人在审核公文内容的同时，应一并审核有关定密事项，并报校领导（定密责任人）审批。

第三十二条  使用计算机处理涉密公文，必须采取保密防范措施。载有涉密公文的优盘、硬盘和光盘等，应与纸质公文一样按保密要求严格管理。

第九章  附则

第三十三条  本办法由党委、校长办公室负责解释。

第三十四条  本办法自印发之日起施行，原《山东广播电视大学公文处理办法》鲁电大党办字〔2020〕16号）同时废止。