山东开放大学档案管理办法

 鲁开大校办字〔2021〕13号

第一章  总则

第一条  为加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设和档案服务水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），结合学校实际，制订本办法。

第二条 本办法所称档案，是指我校自身建设、事业发展，以及开展招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案管理是重要的基础性工作，必须纳入学校发展规划，列入部门工作计划。要健全档案规章制度，明确岗位职责和工作流程，与学校其他工作同布置、同检查、同总结、同验收，实现“四同步”。

第四条  学校档案工作的原则是“统一领导、分级负责、集中保管，维护档案完整与安全，便于各方面的利用”。

第五条  全校师生员工均有保护和利用开放档案的权利和义务。

第二章  机构与职责

第六条  档案工作由校级领导分管，办公室具体主管，负责组织、协调、研究、解决档案工作中的具体问题，接受国家和省档案行政管理部门的指导、监督与检查。各部门、单位的主要负责人为本部门、单位档案工作的第一责任人，负责本部门、单位档案工作的领导和检查。

第七条  学校在办公室设综合档案室，是永久保存学校档案并提供咨询服务的部门。主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规、方针政策和规章要求，综合规划全校档案工作。

（二）建立完善档案工作规章制度，落实学校各项要求，对各部门、单位档案工作实施监督、指导和检查，履行依法治档职责。

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料。

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

（六）开展档案的开放和利用工作。

（七）开展档案工作人员的业务培训。

（八）开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第八条  综合档案室设专职档案工作人员，列入学校正式编制，实行专业技术职务聘任，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。编制人数根据所藏档案数量和工作任务确定。

第九条  各部门、单位要配备一名兼职档案员，承担本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第十条  专、兼职档案工作人员要认真执行党和国家各项方针政策，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具有一定专业知识、文化素养和运用信息技术实施管理的能力。专、兼职档案队伍应保持相对稳定。

第三章  档案管理

第十一条  学校要建立健全档案工作的检查、考核与评估机制，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识、服务意识和安全意识，不断提高档案管理水平。

第十二条  各部门、单位对纸质和电子档案材料要同步归档。范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、妇委会、民主党派等组织在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的年度工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；各行政职能部门的年度工作计划、总结；上级机关关于学校行政管理的文件材料等。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的录取名册、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。对学校开展的非学历教育，应按要求将相关材料、信息分类建档。

（四）教学类:主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。

（五）科研类:主要包括科研管理和科研实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。

（六）基本建设类：主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。

（七）仪器设备类：主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）全套随机技术以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。

（八）产品生产类：主要包括学校自行研制、试制产品以及在生产、经营、销售活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料等。

（十一）财会类：主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。

（十二）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与学校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘及其他载体声像材料等。

第十三条  学校档案管理实行材料形成部门、单位、课题组立卷的归档制度。各部门、单位、各课题组兼职档案员应按学校档案整理及归档要求，组织本部门、本课题组的教学、科研、管理等人员及时整理档案。职责是：

（一）按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷。

（二）编制相应的页号或者件号。

（三）完成信息著录，制作规范的卷内目录、备考表。

（四）经本部门、单位主要负责人检查审核，签字审定后移交学校综合档案室。

第十四条  归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准。电子文件的归档按照国家和学校有关标准执行。纸质与电子文件材料要同步归档。

第十五条 档案材料归档时间

（一）各部门、单位应当在次年5月底前归档；

（二）学生档案应当在毕业后三个月内归档；

（三）科研档案应当在项目完成后两个月内归档；

（四）基建档案应当在项目完成后三个月内归档；

（五）财会档案在会计年度终了后，由会计部门保管三年，期满后的次年五月底前移交。

第十六条  学校综合档案室负责对档案进行整理、分类、鉴定、编号和处置。

第十七条 要按照《山东广播电视大学文件材料归档范围和保管期限表》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定并登记造册，报校领导批准，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，严禁销毁任何档案。

第十八条 室藏档案应采取先进的保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，要尽快修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时进行数字化处理，形成电子档案妥善保管。

第十九条  学校与校外其他单位分工协作完成的项目，我校作为主办单位的须将一套完整文件材料立卷归档，我校作为协作单位的须将与自己承担任务有关的档案复制件送交学校综合档案室保存。

第二十条  学校教职工从事教学、科研、管理等公务活动形成的各种载体形式的文件材料，要按规定及时归档，严禁个人存留。教职工在非公务活动中形成的重要档案材料，学校综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十一条 学校综合档案室要定期对所存档案、资料进行防火、防盗、防虫、防霉变检查，及时消除安全隐患。如遇特殊情况，应立即报告，妥善解决。档案库房的技术管理工作，要健全制度，专人负责。

第二十二条  要认真执行档案统计年报制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案利用

第二十三条  要设立专门的档案借阅室，编制检索工具，提供档案目录、计算机查询系统等，为查阅者提供便利条件与细致服务。

第二十四条  根据国家、学校有关规定，结合工作需要，经校领导批准，方可公布相关档案资料。未经允许，严禁任何组织、个人公布学校档案资料。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十五条  凡持有合法证明的单位或个人，在表明使用档案的目的和范围并履行相关审批登记手续后，均可利用可公开的档案。境外组织或个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。

第二十六条 查阅档案应严格按照学校《关于进一步规范档案查阅的通知》要求进行。

（一）查阅者需详细填写《山东开放大学查阅档案审批单》或《山东开放大学查阅涉密档案审批单》。

（二）查阅者需持审批单到综合档案室办理查阅手续。

（三）查阅档案应在指定地点进行，延伸查阅、摘录、复制档案须经办公室批准。

（四）未经允许，严禁携带档案离开查阅地点，或复印、拍照、抄录档案等。

（五）查阅涉密档案，须经学校保密委员会主任批准后，在指定地点完成查阅。要详细登记查阅时间、用途等，严禁携带离开、复印、拍照、抄录等。

第二十七条  综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。档案用于公益活动的，不收取费用；用于个人或商业用途的，按照有关规定收取成本费。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，可无偿和优先提供。

第五章  条件保障

第二十八条  学校应设置档案工作专项预算，按需立项，适时调整补充，确保工作正常开展。

第二十九条  学校应为档案管理工作提供专用存储库房和业务用房，符合国家《综合档案室建设标准》要求，要配置恒温、恒湿设备，做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等。涉密档案以及声像、电子等特殊载体档案，应存放在专用库房内，配备监控及相关设备，确保安全。

第三十条  学校应划拨专项经费，加快综合档案数字化改造，保障档案信息化与智慧校园建设同步推进。

第六章  奖励与处罚

第三十一条  对档案工作成绩突出的部门、单位或个人，学校予表彰奖励：

（一）在档案收集、整理、提供利用工作中成绩显著的。

（二）在档案保护和信息化建设工作中做出突出贡献的。

（三）在档案学及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

（四）将重要、珍贵档案捐赠给学校的。

（五）及时挽救、挖掘和上交重要档案的。

（六）同违反档案法规行为作斗争，表现突出的。 
      第三十二条  有下列行为之一的，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》，对直接责任人和有关人员给予相应处分；对构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附则

第三十三条  本办法由校长办公室负责解释，自印发之日起施行。原《山东广播电视大学档案管理办法》（鲁电大校办字〔2017〕7号）同时废止。