山东开放大学档案实体分类法

鲁开大校办字〔2022〕1号

第一章  编制说明

一、编制目的

为满足学校档案工作发展需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，充分发挥档案的作用，更好的为学校各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合实际，编制本办法。

二、编制原则

遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，符合学校档案工作实际，力求有较强的科学性和可操作性。

（一）类目设置有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

（二）类目排列、档号结构的确定符合逻辑原则。严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

（三）对类目名称、档号模式、标识符号等，力求做到准确、简明、易懂、好记。

三、体系结构

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（XingZheng）标识为“XZ”。

其名称、标识符号和主要内容如下：

DQ 党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ 行政

主要包括行政职能部门（学生、教学与督导、教务、科研、基建、设备、出版、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。

XS 学生

主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

JX 教学

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

KY 科研

主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

JJ 基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB 仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB 出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS 外事

主要包括外事活动管理和外事活动中形成的文件材料。

CK 财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（二）二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。一经确定，不得随意变动。

二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13、……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

（三）三级类目的扩展和标识

在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，根据需要和可能，扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。

四、档号的编制

（一）档号

档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映档案的分类体系和物理位置。

（二）档号编制的原则

必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一全宗内的档案不得重号和空号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随便变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（三）档号结构、模式和标识

1、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，例如：“党委会议记录”的分类号由一、二级类目代号组成为“DQ11”。

案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。

2、档号的模式。本办法规定为：

年度号+分类号+案卷号

3、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。包括年度号、分类号、案卷号，在年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“—”连接。例如：2022年内容为东校区高职教育学生学籍管理的第16号卷的档案，可标为：2022—XS1211—16

（四）档案的实体排架问题

    从维护档案的整体性和方便查找考虑，不考虑保管年限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，将永久案卷排在前面。

    本办法规定的档号模式属分段开放型编号方法，在按档号排架时，按年度—类目横向排列。

五、说明

   （一）声像载体档案主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。从声像载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故不将它与十个一级类目并列，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为：

    年度号+声像档案代号(SX)+载体代码+保管单位号

    保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可是张、件。

    例如：省政府某领导2020年来校视察，照片册序号是8，录像带序号是21，则可分别标引为：

 2020—SX12—8

     2020—SX13—21  

     CB15音像出版类档案中的声像载体材料，亦依此办法处理。

（二）本办法中一、二级类目代号均以《高等学校档案实体分类法》的统一规定为依据。其中，学生类的一、二级类目系根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令 2008年9月1日施行）所新增；教学类的二级类目，在《高等学校档案实体分类法》规定的基础上，依我校实际有所删减、补充和延展；为与《高等学校档案实体分类法》的规定相一致，二级类目中遇我校缺项者，则作空号处理；全部三级类目系依我校的实际情况而设定。

第二章 主表

主表由类目、标识符号、注释等组成。

一、DQ  党群

11  党务综合

12  纪检

13  组织

14  宣传教育

15  统战

16  工会

17  团委

二、XZ  行政

11  行政综合

12  人事

13  监察审计

14  发展规划

15  保卫

16  后勤

17  档案图书

18  统计

三、XS  学生

11  综合

12  招生

    11 高职教育

    12 开放教育

    13 继续教育

    14 职业教育

    15 成人教育

16 基层干部学历教育

13  学籍管理

    11 高职教育

    12 开放教育

    13 继续教育

    14 职业教育

    15成人教育

    16 基层干部学历教育

14  毕业生

    11 高职教育

    12 开放教育

    13 继续教育

    14 职业教育

    15 成人教育

    16 基层干部学历教育

四、JX  教学

11   综合

12   学科与实验室建设

13   课堂教学与教学实践

14    教材

    11 综合

    12 招生与系统建设

    13 教务

    14 考务

    15 资源与教学支持服务

15  继续教育

16  职业教育

18  成人教育

    11 综合

    12 招生

    13 教务

    14 考务

    15 资源与教学支持服

19  基层干部学历教育

    11 综合

    12 招生

    13 教务

    14 考务

    15 资源与教学支持服

五、KY  科学研究

11  综合

12  科研项目

13  科研成果

14  获奖证书

六、JJ  基本建设

11  综合

12  基建项目

七、SB  仪器设备   

11  综合

12  仪器设备项目

八、CB  出版

11  综合

12  报纸

13  刊物

14  书稿

15  音像

九、WS  外事

11  综合

12  出国（境）

13  来校

14  国际合作与交流

十、CK  财会

11  综合

12  会计报表

13  会计帐簿

14  会计凭证

15  工资清册

附：

SX  声像

12  照片

13  录音带

14  录像带

15  幻灯片

16  磁盘

17  影视胶片

18  缩微胶片

19  光盘

第三章  附则

本办法由校长办公室负责解释，自印发之日起实施。原《山东广播电视大学档案实体分类法》（鲁电大政发〔2011〕23号）同时废止。