山东开放大学合同管理规定

鲁开大校办字〔2024〕5号

第一章 总则

第一条 为进一步规范学校合同管理，加强合同执行过程管控，防范与控制合同风险，确保合同得到有效执行，保障学校的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，结合学校实际，特制定本规定。

第二条 本规定中的合同是指以山东开放大学为缔约主体，在行政管理和民事经济活动中与公民、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

第三条 本办法所指合同包括采购合同、办学合同、工程合同（含设计、监理、施工等）、科研合同、修缮项目、资产出租出借、对外投资及其他内容的合同。对于特殊类型的合同，如劳动合同、聘用合同等，由人事处等特定部门另行规定。

第四条 学校订立、履行合同，解决合同争议，应当遵守法律、行政法规，遵循诚实信用、平等互利、协商一致的原则，遵守社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益。 

第二章 合同的管理

第五条  学校合同实行统一领导、归口管理、分级负责、程序规范、内容合法、处理及时的原则，保障学校国有资产、财政性资金安全，促进公共资源有效利用。校长全面领导合同管理工作，分管校领导、有关职能部门依照岗位和部门职责履行相应的合同管理职责。

第六条  校长是合同的法定签署人，也可以书面授权其他校领导或部门负责人签署合同。

第七条 办公室是学校合同的综合管理部门，履行以下职责:

（一）负责制订学校合同管理的基本规章制度；

（二）负责为学校办理合同事务提供法律咨询；

（三）负责审核学校对外签订的所有合同；

（四）参与学校合同的谈判活动；

（五）协助及督促合同履行及合同纠纷的处理；

（六）负责学校合同印章管理、法定代表人授权委托书的办理；

（七）负责对完成审批流程的合同进行备案与归档。

第八条 学校国有资产管理处、财务处、审计处、纪委（监察室）履行相应的合同审核、监督等职责。

（一）国有资产管理处负责审查采购项目的采购程序是否按照学校采购相关要求办理并完结，以及合同的主要内容是否与招投标文件相符。合同主要内容包括但不限于：合同对方当事人、标的、数量、质量及技术标准、价款、付款时间及方式、履行时间、地点、验收标准及方式、售后服务标准及要求、违约责任等。

（二）财务处负责审查合同价款支付方式的合理性、可行性，合同资金预算及来源的可靠性，财务手续的合法性。负责按照合同规定及时收支相关款项。

（三）审计处负责审查合同计价条款、计价依据、调整方式的完整性、严密性。对合同的签订和执行实施审计监督，对重大经济合同进行跟踪监督。

（四）纪委（监察室）负责对学校合同的订立及纠纷处理等程序进行监督、检查；对其中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理，提出监察建议或决定。

第九条 学校具体承办合同的相关业务部门（以下简称承办部门）承担合同的前期准备、拟定、审查、签订、履行和争议解决等事宜：

（一）负责合同项目的调研、可行性和合理性论证评估；

（二）审查合同对方当事人的主体资格、资信及履约能力等情况，并收集相关资料;

合同签订方如为企业，审查内容主要包括：企业工商登记信息（包括注册资本、经营范围、法人等）、行政处罚信息、经营异常信息、严重违法信息（可在全国企业信用信息公示系统中查询及收集）、具备的专业资质等信息。

合同签订方如为个人，审查内容主要包括：身份信息、个人无犯罪证明、个人资质材料、个人信用报告、银行账号等。

（三）负责与合同对方当事人进行谈判，拟订、修改合同文本；

（四）负责合同文本的初步合法性审查；

（五）负责根据合法性审查等情况修改和正式签订合同；

（六）负责随时跟踪合同履行情况，对合同履行过程中发生的纠纷和发现的问题进行调查处理；

（七）按照本规定要求负责合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼应对等工作；

（八）负责合同谈判、订立、履行、变更、解除以及合同争议的处理等相关资料的整理、保管和移交工作。

（九）负责对合同签订方的履约情况进行评价，并做好评价结果的运用。

（十）履行政采招标程序的，校国有资产管理处应协助承办部门完成上述事宜。

第十条 学校实行合同分类归口管理。职能部门(单位)根据各自的职责范围作为归口管理机构对相应类型的合同进行归口管理。

学校授权以下部门(单位)负责管理其职能范围内的业务性合同：

（一）国有资产管理处负责采购合同、资产出租出借合同的管理；

（二）开放教育学院、直属学院、成人教育学院等教学单位负责办学合同的管理；

（三）基建处负责工程合同（含设计、监理、施工等）的管理；

（四）科研处负责科研合同的管理；

（五）后勤安保处负责修缮项目合同的管理；

（六）财务处负责对外投资合同的管理；

（七）校长办公室负责其他综合性合同的管理。

第十一条 合同归口管理部门具有以下职责：

（一）对影响重大、法律关系复杂及有争议的合同进行会审；

（二）标准合同范本的审定;

（三）定期对学校各部门(单位)所签订的合同及其执行情况进行检查，审核合同签订是否规范、条款设置是否合理、执行是否到位、付款是否符合合同要求、有无合同纠纷等问题。对金额较大的合同进行定期抽查。

第十二条 学校内设机构不得作为合同主体对外签订合同。

第十三条 合同承办部门、各管理部门及其工作人员以及其他相关参与知情人员应当严格保守秘密，不得擅自对外披露或向他人提供有关合同磋商、合法性审查、订立、履行、争议处理等相关信息或资料。

第三章 合同的订立

第十四条  合同签订前，合同承办部门应当做好以下前期准备工作：

（一）可行性研究论证；

（二）评估合同签订对象是否有完成合同目标的资格、实力等；

（三）谈判磋商。指定专人负责与合同对方当事人谈判与磋商。对于金额巨大、影响重大、专业技术性强或法律关系复杂的合同，依照规定应当成立谈判工作小组的，合同承办部门可以邀请专业人员参加，需要法律支持的，应联系学校办公室参与；

（四）其他工作。法律、法规规定应当以公开招标、邀请招标、竞争性谈判等特定方式产生合同对方当事人的，应当依相关规定履行相关程序。

第十五条 合同承办部门应当根据前期准备工作情况，及时组织专门机构或专人草拟合同文本。

订立合同时，应当优先使用行业管理部门制订的示范文本。

合同项目涉及保密事项的，合同承办部门应当与对方当事人签订保密协议。

第十六条 合同签订时应当履行以下审批手续：

（一）由法律顾问签署审核意见；

（二）财务处、审计处、分管校领导和校长等依次审批。

（三）合同审批时，除合同文本外，应一并提供下列材料：

1.合同当事人资质的说明或证明；

2.合同可行性及风险的论证或相关说明；

3.通过招标确定的合同，须提供招标相关资料；

4.其他相关材料。

（四）合同文本需报经政府有关主管部门、同级财政部门或者其他政府部门审查备案的，应当履行相应程序。

（五）所有审查和审批程序完成后，由校办公室加盖公章。双方须在印章加盖处、文字修改处、合同骑缝处加盖公章。

第十七条 合同承办部门经办人应在合同订立后7个工作日内将合同原件、合同审查意见、合同审核单及其他与合同签订有关的资料提交办公室，进行登记、分类、连续编号，未经领导批准不得外借。

第四章 合同的执行

第十八条  合同签订后，由合同承办部门负责合同的履行，并及时对履行过程中的问题进行处理。在合同对方当事人怠于履行合同义务时，合同承办部门应当承担督促、监督义务履行的职责，及时主张权利。

合同的履行涉及其他政府部门的，合同承办部门应及时协调相关部门。

第十九条 合同执行的原则。合同执行的原则是指学校签订的所有种类合同的当事人在执行合同的整个过程中所必须遵循的一般规则。合同当事人执行合同时，应遵循以下原则：

（一）全面准确原则。合同当事人按照合同约定全面履行自己的义务，包括准确履行义务的主体、标的、数量、质量、价款或者报酬以及执行的方式、地点、期限等，都应当按照合同的约定全面执行。

（二）诚实守信原则。当事人在订立合同时，要诚实、守信用，当事人双方应互相协作，按照合同要求执行合同条款。

（三）公平理性原则。合同当事人双方自订立合同时起，直到合同的执行、变更、转让以及发生争议时对分歧的解决，都应当依据公平理性的原则，按照《民法典》的规定，根据合同的性质、目的和交易习惯自觉地履行通知、协助和保密等附随义务。

（四）合同变更原则。当事人一方不得擅自变更合同的原则，合同依法订立，即具有共同约束力，合同当事人任何一方均不得擅自变更合同。

第二十条 执行合同时应注意以下事项：

（一）对标的物的数量和质量应当先验收，验收合格后付款。

（二）定金和预付款的支付，应当严格按照国家有关规定执行。

（三）合同履行过程中，因客观环境发生变化等原因确需变更合同实质性条款，包括合同履行主体、合同标的、合同履行期限、违约责任等变更的，合同承办部门应当及时与对方当事人协商，就变更事项签订补充协议，并按本办法规定进行合法性审查。变更合同的手续，应与签订合同时的审批权限和程序相同。

因学校原因需解除合同的，合同承办部门应当先就解除合同行为进行法律风险评估。经风险评估后，仍决定解除合同的，应当及时向对方当事人发出书面解除合同通知，并与合同对方当事人协商合同解除有关事宜。合同承办部门在发出书面解除通知前，需根据签订合同时的审批权限和程序履行手续。报批时，应当同时提交解除合同风险评估意见。

（四）经过公证的合同，在双方达成变更或解除协议后，应报原公证机关备案。

（五）我方接到合同相对方当事人提出的变更或解除合同建议后，应在15日内答复，法律、法规规定及合同另有约定的除外。逾期答复或不予答复，造成学校利益损害的，直接合同责任人应承担相应责任。

（六）变更或解除合同的建议或答复，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。

（七）每年年底，各归口管理部门(单位)应将合同的履行情况及存在问题进行梳理，提出处理建议，经学校分管领导同意后，报办公室备案。

（八）合同承办部门根据合同规定履行合同，及时收集凭证资料，在约定时间内提交财务处办理结算。

财务处应当根据合同有关规定办理结算手续。凡未按合同条款履约的，财务处有权拒绝付款。

第二十一条 合同履行结束前，承办部门需对履约情况进行评价，对履约评价良好的延续性服务合同，承办部门可根据实际需要申请合同续签，合同续签申请需提前三个月提出，经校国有资产管理处审核后，履行合同签批手续。合同续签的次数及期限按照有关规定执行。

第二十二条 合同在履行过程中产生争议，合同承办部门应当负责查明情况及原因，收集相关资料，包括合同纠纷的起因、合同的履行情况、违约情形、损害结果、违约行为与损害结果之间的因果关系以及免责事由等。合同承办部门应当及时组织评估合同争议可能产生的不利后果，制定应对方案。

合同发生争议时，合同承办部门应当积极主动介入与对方当事人协商、沟通，寻求和解方式解决争议。经协商或调解达成一致意见的，应当按本办法规定的程序签订书面协议。

合同争议经充分沟通协商，仍无法达成一致意见，且该纠纷可能严重损害或威胁政府权益或重大公共利益的，合同承办部门应当及时采取风险防范应对措施并向学校领导报告。

合同承办部门需提起诉讼或提出仲裁申请的，应当全面收集有关对方违约、对方违约给学校造成的损失，学校履行合同情况等方面的证据材料，并会同办公室和法律顾问研究论证后报请学校领导批准。

合同承办部门提起诉讼或提出仲裁申请的，原则上不得迟于法定诉讼时效届满前三个月。

因合同争议被诉或被提请仲裁的，合同承办部门应当及时向办公室和法律顾问通报情况，并做好应诉准备。

第五章 附则

第二十三条  本规定由校长办公室负责解释。

第二十四条  本规定自印发之日起施行。