山东开放大学会议管理规定

鲁开大校办字〔2025〕11号

为加强学校各级各类会议的规范化管理，提高会议效率，促进学校高质量发展。根据上级有关会议管理的文件，结合工作实际，制定本规定。

第一章  召开原则

第一条  召开会议应遵循如下原则：

（一）精简。在保证实效基础上，精简会议数量，减少不必要的形式与排场。推荐采用双向视频会议系统、现代网络和通信传播工具等快捷、便利的形式部署工作。

（二）高效。会议必须中心突出、主题鲜明，准备充分、内容充实。倡导开短会、讲短话，杜绝召开没有明确目的、缺乏实际内容的会议。

（三）务实。要紧密结合工作实际，着力研究和解决实际问题，明确会议主题和内容，对需要重点研究解决的问题，安排充裕的时间，提供详实的材料。

（四）节俭。要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费，严控会议经费支出。未经学校批准不得组织校外会议；校内召开的会议不铺张浪费，会场布置俭朴实用，会议有关讨论材料以电子材料为主。

第二章  类别与审批

第二条  学校党委会、校长办公会议题由责任部门拟定，经分管校领导审核同意后，于会前1个工作日提交办公室汇总，经主要校领导审定后统一安排上会。

第三条  全校综合性会议如党建工作会议、全面从严治党会议、年度工作总结部署会、全省开放大学工作会议、校务委员会会议、校级表彰庆祝大会、“双代会”、开学或毕业典礼等一般列入学校年度会议计划，由责任部门牵头成立会务工作组，制定会议实施方案，经学校主要领导或上级有关部门审批同意后，按照会议日程召开。

第四条  一般性工作会议如工作推进会、协调会、座谈会、内部管理会等由责任部门报分管校领导审批同意后召开，按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席校领导和与会人员。

第五条  学校各类内设委员会和领导小组会议等专题会议，由相应委员会或领导小组下设的办公室提出并经委员会主任或领导小组组长审批同意后召开。

第六条  学校召开的各类会议，有适用《山东开放大学关于各类论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动的管理办法》情形的，遵照执行。

第七条  产生费用的会议，责任部门需提前5个工作日通过线上或线下填报《山东开放大学会议审批表》（见附件1），经财务处、办公室预审，逐级审批后报办公室备案。

第八条  办公室负责编排学校每周工作日程安排表，并于周日前进行公布。未列入周工作计划的，原则上不予安排。

第三章  准备与组织

第九条  学校党委会和校长办公会分别由学校党政主要领导召集，会议的议题安排、会议组织、会议材料准备等按照相应议事规则执行，办公室负责具体的会议组织。

第十条  全校综合性会议由学校党政主要领导根据工作需要召集，由责任部门牵头，会同相关部门负责具体的会议组织和会务。

第十一条  一般性工作会议由学校分管校领导召集，视情况主要领导可参会。会议具体组织按照会议内容确定责任部门，由责任部门负责会议的组织筹备和实施等工作，若需要其他部门协助，可由分管校领导统筹协调。

第十二条  会议责任部门应事先做好充分的会前准备工作，如拟定会议议程、准备会议材料、布置会场、通知参会人员、做好会议记录、安排会议报道等。

第十三条  安排分组讨论的会议不超过1天，不安排分组讨论的一般控制在半天以内。会议报到和离开时间合计不超过1天。会议召开形式包括线上会议和线下会议（含线上与线下相结合的会议）。其中，能够通过线上会议形式召开的，原则上应当采用线上会议形式召开，线上会议的主会场和分会场参会人数合计原则上不得超过相应会议类别参会人数上限，不请外地同志到主会场参会。

第十四条  参会人员以校内人员为主的会议不得到济南以外召开。会议规模能够在学校内部会议场所安排的会议，原则上在校内召开，不安排住宿。

第四章  会风管理

第十五条  学校各级各类会议，主题和内容不得违反国家法律法规和教育方针政策，不得宣传封建迷信，不得从事宗教活动，不得干扰学校正常的教学、科研和生活秩序。

第十六条  要求各部门负责人参加的会议，原则上不得请假，确因特殊原因不能参加的，应事先向会议责任部门说明请假事由，经校领导同意后委派合适人员参会，不得擅自安排副职或其他人员顶替参加会议。

第十七条  与会人员要按时参加会议，不得迟到早退，因特殊情况不能按时到达会场或需提前离会的，应提前说明原因。进入会场自觉将手机调至静音或震动，认真做好会议记录，深入领会会议精神，并将会议精神向本部门有关人员传达，负责会议精神贯彻落实。

第十八条  会议讨论的内容和议定的事项，在未公开前，与会人员要按会议要求保守秘密，不得对外泄露。要求收回的会议文件、资料应如数交回，由责任部门妥善保管。学校会议一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开，或由校内新闻媒体进行报道。

第五章  会议费用管理

第十九条  会议费用实行预算管理，根据年度部门预算批复执行。会议费用无预算或超预算的，需经分管校领导批准同意后，提前向财务处申报，履行预算调整审批程序后调整，会议责任部门负责人对发生的会议费用的真实性负责。

第二十条  线下会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理规定回单位报销。

第二十一条  线下会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，未实际发生费用的开支项目不在调剂范围。会议费开支上限控制标准参照《山东省省直机关会议费管理办法》（鲁财行〔2025〕9号）（见附件2）的会议费综合定额标准。各部门应在综合定额标准以内据实结算，超支部分不予报销。不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。 

第二十二条  线上会议费开支范围包括：能够明确对应具体会议的线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费，以及与线上形式直接相关的设备租赁费、音视频制作费等。

第二十三条  线上会议费凭合法票据在预算内据实保障。

第二十四条  使用线上会议现有应用系统召开的会议，按照规定标准列支。现有视频会议系统确实无法保障需采用其他会议系统的，各部门应当按照厉行节约、提高效率的原则，通过市场调研、充分议价，合理选择线上会议应用系统，并从严从紧核定线上会议支出。

第二十五条  线上与线下相结合的会议，按照线上会议费与线下会议费开支范围和标准分别核算费用。

第二十六条 会议费用由会议责任部门承担，不得向参会人员收取，不得以任何方式向下属机构、企事业单位、地方转嫁或者摊派。

第二十七条  会议期间聘请专家产生的评审费、咨询费等不纳入会议费开支范围，应按相应科目列支。

第二十八条  对确需通过专业公司或其他单位代办会议的，须在会议预算中明确提出，费用控制在定额标准内，并按学校招投标管理或合同管理的相关规定和要求执行。因联办或协办会议而需支出的会议费，按照上述管理要求和程序办理。

第二十九条  会议费实行一会一结算，会议责任部门应在会议结束后及时办理会议费的报销手续。与会议相关的会议费支出及其他支出应一次性集中报销，不得分次拆零报销。线下会议费报销时，应当提供会议审批文件、会议通知（包含会议、活动议程、参会人员等）、实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）、会议费合同或协议、定点场所等会议服务单位提供的费用原始明细单据（需票据开具单位签字盖章）、电子结算单（支付凭条）等凭证。线上会议费报销时，应当提供会议审批文件、会议通知（包含会议、活动议程、参会人员等）以及费用清单和使用相关应用系统所开具的合法票据，签署服务合同的，一并提供服务合同。未经批准以及超范围、超标准开支的会议费用，一律不予报销。

第三十条  会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡等方式结算，禁止以现金方式结算。

第三十一条 各部门应当严格控制会议住宿用房标准，以标准间为主；会议用餐安排自助餐或者工作餐，严格控制菜品种类和数量，不提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会场一律不摆放花草，不制作背景板，不提供水果。

严禁使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等办公设备以及开支与本次会议无关的其他费用；严禁组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；严禁额外配发洗漱用品；严禁借会议名义组织会餐；严禁套取会议资金；严禁在会议费中列支公务接待费等费用。

第六章  附则

第三十二条  学校二级部门、单位召开的会议原则上参照本规定执行。

第三十三条  本规定由党委、校长办公室负责解释。

第三十四条  本规定自印发之日起施行，原《山东开放大学会议管理规定》（鲁开大校办字〔2022〕14号）同时废止。

附件：1.山东开放大学会议审批表

2.《山东省省直机关会议费管理办法》（鲁财行〔2025〕9号）

附件1

山东开放大学会议审批表

责任部门：

注：如线下审批，本表一式三份，责任部门、财务处、办公室各留存一份。